Introduction.
Les comptes rendus de conversation permettent de suivre facilement le flux d’informations de chaque intervenant et de restituer fidèlement l’atmosphère et les interactions d’une réunion ou d’un entretien. Toutefois, comme il est difficile d’organiser les principaux points d’information, un modèle et un style de rédaction efficaces sont nécessaires.
Cet article présente un modèle permettant de compiler des minutes de conversation et des articles d’entretien de manière lisible et pratique, et explique les points clés de ce modèle.
Caractéristiques et scénarios d’utilisation des minutes de conversation/entretiens
caractéristique
- Les contenus sont organisés par locuteur, et l’échange peut être compris tel quel.
- Il est facile de saisir le déroulement de la discussion et de faire comprendre la pertinence des questions et des réponses.
- Des compétences organisationnelles sont requises en raison de la lourde charge de travail d’édition.
Scènes d’utilisation
- Interviews (magazines, blogs, relations publiques)
- Procès-verbaux des réunions d’affaires (enregistrement des décisions, clarification des responsabilités)
- Partage du contenu des ateliers et des séminaires
Conseils pour rédiger des procès-verbaux et des entretiens conversationnels
Spécifiez l’orateur.
- Le nom et la fonction doivent figurer en premier, suivis de « nom + déclaration » à plusieurs reprises.
Modifiez le format en fonction de vos besoins.
- Lors des entretiens, séparez clairement les questions des réponses. Dans les comptes rendus de réunions, résumez les conclusions à la fin.
Ajout d’un supplément pour résumer les points clés
- Les points principaux des déclarations plus longues sont insérés entre les lignes en tant que [Points] ou [Conclusions].
Équilibre entre la précision de l’enregistrement et la brièveté
- Ne conservez que ce qui est nécessaire et « kebab » les déclarations redondantes.
Exemple de modèle de conversation
Modèle de format d’entretien
[Thème] : Interview sur 00
Date de l’entretien : 17 octobre 2024
Lieu : En ligne (Zoom)
Interviewer : M. A (rédacteur en chef des médias)
Observateur/sous-intervieweur : M. C (rédacteur en chef des médias)
Répondant : M. B (PDG de 00 Corporation)
L’enquêteur : Question 1 (par exemple : « Parlez-moi de l’historique du développement de votre produit »)
Le répondant : Réponse 1 (contenu de la réponse)
Interviewer : Question 2 (par exemple, comment le marché a-t-il réagi ?)
Répondant : Réponse 2 (contenu de la réponse)
Exemple de préparation à l’aide du modèle de format d’entretien
[ Sujet]: Interview sur le développement du nouveau produit « X100
Date : 17 octobre 2024
Lieu : en ligne (Zoom) En ligne (Zoom)
Interviewer: Taro Yamada (Editeur)
Répondant: Ichiro Suzuki (Président, 00 Corporation)
Yamada : Merci de m’avoir consacré du temps aujourd’hui. Pourriez-vous nous parler de l’historique du développement du nouveau produit « X100 » ?
Suzuki : Merci beaucoup pour votre temps. Le X100 a été développé après plus d’un an d’études de marché pour refléter les demandes des consommateurs. L’accent a été mis sur la facilité d’utilisation et le design.
Yamada : Plus précisément, quels sont les aspects fondés sur les commentaires des utilisateurs ?
Suzuki : Par exemple, de nombreuses personnes ont dit qu’elles souhaitaient une utilisation plus intuitive, c’est pourquoi nous avons adopté une interface à touche unique.
Yamada : Avez-vous rencontré des difficultés au cours du processus de développement ?
Suzuki : Oui, nous avons dû revoir certains processus de fabrication car le coût des matériaux prévus à l’origine avait explosé. Cependant, nous avons procédé avec prudence pour nous assurer que la qualité n’en souffrirait pas.
Yamada : Enfin, dites-nous ce que vous pensez de ce produit et quelles sont vos perspectives d’avenir. Suzuki : Nous serions heureux si le « X100 » pouvait enrichir un tant soit peu la vie des utilisateurs. Nous envisageons également de nous développer sur les marchés étrangers à l’avenir.
Modèle de procès-verbal de réunion
[Nom de la réunion : « 00 Réunion
Date et heure : AAAA MM/JJ Date : 00:00 – 00:00
Lieu : En ligne (ou nom du lieu de réunion)
Participants : Nom et fonction (par exemple, M. Tanaka, directeur général, M. Sato, chef de section)
Ordre du jour : Environ 00
Procès-verbal
Concernant le point 1 de l’ordre du jour
XX : « …….. »
XX : « ……..
Concernant le point 2 de l’ordre du jour
XX : « …….. »
00 : « …….. »
Prochaine action (TODO)
Action : Personne de contact, Date d’échéance
Action : Personne de contact, Date d’échéance Personne de contact, Date d’échéance
Prochaine date de réunion prévue : AAAA MM/JJ à 00:00
Exemples de comptes rendus de réunions créés à l’aide du modèle de compte rendu de réunion
[Titre de la réunion : Réunion d’octobre sur la stratégie de marketing
Date et heure : 17 octobre 2024 10:00-11:00
Lieu : Zoom (réunion en ligne)
Participants : Directeur général Tanaka, chef de section Sato, M. Suzuki
Ordre du jour : Développement du marché des nouveaux produits
Tanaka : Tout d’abord, en ce qui concerne le marché cible des nouveaux produits, sur quel domaine devrions-nous nous concentrer ?
Sato : Je pense qu’il est judicieux de cibler les personnes âgées de 20 à 30 ans dans la région de Kanto.
Suzuki : Nous pensons également que la publicité sur les réseaux sociaux est efficace pour cette génération.
Point】L’introduction de la publicité sur les réseaux sociaux sera une question à examiner et les détails seront confirmés lors de la prochaine réunion.
Tanaka : Élaborons une proposition concrète, y compris un budget, lors de la prochaine réunion. C’est tout pour aujourd’hui.
Points pour la rationalisation de la tenue des registres
Utiliser des outils d’enregistrement et de transcription de la voix
Comme il est important de ne négliger aucun détail du format conversationnel, il est efficace d’utiliser des outils d’enregistrement de la voix ou des outils de transcription automatique pour réviser et éditer ultérieurement.
Interview AI peut transcrire un fichier audio d’une heure en seulement 15 secondes, après quoi l’IA effectue automatiquement un « filtrage » et un « alignement des phrases ».
Si vous effectuez la transcription manuellement et que vous êtes préoccupé par le temps et le coût, envisagez un outil de transcription par IA tel que Interview AI.
Partagez les formats à l’avance.
La préparation et la diffusion d’un modèle de procès-verbal avant la réunion ou l’entretien permettra aux participants d’organiser plus facilement ce qu’ils diront.
Séparer le résumé des déclarations des détails.
Le document entier doit rester compact en insérant un « résumé » des déclarations importantes dans le corps du texte et des détails en tant que [Supplément].
résumé
Si les comptes rendus de conversation et les articles d’interview facilitent la compréhension du flux des déclarations, ils prennent également beaucoup de temps à éditer. En combinant l’enregistrement de chaque intervenant et l’organisation des points clés, il est possible de créer des articles fluides et faciles à comprendre. L’utilisation de modèles et l’enregistrement dans un format adapté permettent également d’améliorer l’efficacité du travail.
