Introducción.
Las reuniones son un medio de comunicación esencial para las empresas, pero a menudo causan problemas como demasiada pérdida de tiempo y contenido poco claro. Esto también hace que las reuniones reduzcan la productividad.
Este artículo presenta cinco formas concretas de conseguir que sus reuniones se desarrollen con mayor eficacia. Detalla cómo el uso de las herramientas, la preparación y la facilitación adecuadas pueden reducir el despilfarro y hacer que las reuniones sean más fluidas y eficaces.
Clarificar los objetivos y compartir el orden del día con antelación
El problema con algo de una reunión.
En muchas empresas, las reuniones tienden a celebrarse en un formato de “reunirse por el momento”. Por ejemplo, una reunión puede comenzar sólo con el título “Política de ventas para el próximo año fiscal” como título de la reunión, sin que se hayan preparado objetivos ni un orden del día detallados. En estos casos, los participantes no suelen comprender del todo lo que se va a debatir o lo que se pretende conseguir con la reunión, y ésta suele acabar con un contenido disperso. Como consecuencia, los participantes no suelen ser capaces de preparar adecuadamente sus propias opiniones y los debates se vuelven demasiado amplios durante la reunión, lo que hace que se tarde más en alcanzar los objetivos.
Ejemplo concreto: mejorar las reuniones de ventas.
Por ejemplo, considere el siguiente escenario.
Problema: El equipo de ventas organizó una reunión para debatir la “política de ventas para el próximo año”, pero los objetivos y el orden del día detallado no se compartieron con antelación y los participantes no estaban totalmente preparados para la reunión. Como resultado, la reunión se desvió hacia un debate sobre los resultados de ventas anteriores, las estrategias de marketing y el desarrollo de productos, y la reunión terminó sin una conclusión, ya que el debate no avanzó para determinar la política de ventas propiamente dicha.
Sugerencia de mejora: en la próxima reunión, el objetivo de “decidir la política de ventas para el próximo año” se definió de forma más específica y el siguiente orden del día se compartió con todos por adelantado.
Objetivo: “Fijar objetivos concretos y determinar medidas para la política de ventas del año próximo” 30 minutos
Orden del día:.
- Análisis de los datos de ventas del año en curso (5 minutos)
- Puesta en común de los principales éxitos y retos (5 minutos)
- Fijar objetivos para el año próximo (por ejemplo, objetivos de ventas, número de contratos firmados) (5 minutos)
- Determinar medidas específicas para la estrategia de ventas (aclarar medidas y personal) (10 minutos)
- Turno de preguntas (5 minutos)
Si se aclara que el objetivo es “determinar los objetivos y estrategias de ventas para el año próximo” y se indica específicamente en el orden del día el tiempo que se dedicará a cada paso, todos los participantes podrán entender qué se debe debatir y qué resultados se deben obtener en la reunión, y podrán hacer los preparativos adecuados. Además, disponer de un calendario para cada paso garantiza que la reunión se desarrolle según lo previsto y evita que las discusiones descarrilen o se prolonguen más de la cuenta.
Ventajas de compartir los órdenes del día con antelación.
La preparación y puesta en común previa de un orden del día (agenda) es importante para que una reunión se desarrolle con eficacia. Al compartir el orden del día con antelación, los participantes pueden comprender el flujo de la reunión y los preparativos necesarios, y la reunión se desarrollará con mayor fluidez. Los órdenes del día deben ser concisos y la enumeración de los puntos y decisiones específicos del orden del día reducirá los debates innecesarios.
Gestión de la agenda basada en herramientas.
Las herramientas facilitan aún más la creación y el intercambio de órdenes del día: herramientas de colaboración como Google Docs y Microsoft Teams permiten actualizar y compartir los órdenes del día en tiempo real y ponerlos a disposición de todos los participantes. Las herramientas de gestión de tareas Notion y Trello también pueden ser eficaces para organizar y compartir tareas antes de la reunión.
Utilizar herramientas que faciliten el desarrollo eficaz de las reuniones.
Uso de herramientas para gestionar el tiempo de las reuniones.
Cuando las reuniones se alargan, la productividad se resiente. Por eso, para gestionar correctamente el tiempo de las reuniones, utiliza herramientas de control del tiempo, comoTogglyTime Timer, que te ayudarán a gestionar el tiempo dedicado a cada punto del orden del día y a garantizar que las reuniones se ajustan al calendario previsto. Establecer límites de tiempo puede ayudar a evitar que las discusiones se alarguen y a aprovechar mejor el tiempo.
Utilización de herramientas automatizadas de redacción de actas.
Redactar manualmente las actas de las reuniones puede llevar mucho tiempo en términos de posprocesamiento. Por eso se recomienda utilizar herramientas automáticas de redacción de actas basadas en IA. Por ejemplo,herramientas comoOtter.aiytl;dvconvierten automáticamente el audio de las reuniones en texto, que puede utilizarse inmediatamente como acta. Esto reduce el tiempo de grabación y permite compartir el contenido inmediatamente después de la reunión.
Las herramientas de colaboración permiten la participación de todos
A medida que avanza el trabajo a distancia, las herramientas de colaboración son esenciales para que las reuniones sean eficientes: además de herramientas de reuniones en línea como Zoom y Microsoft Teams, Google Docs y Slack pueden utilizarse para compartir información y proporcionar comentarios en tiempo real. Esto permite compartir información y proporcionar comentarios en tiempo real. Esto garantiza una comunicación fluida incluso entre equipos que están físicamente separados entre sí, lo que agiliza aún más el proceso de la reunión.
Resumir rápidamente las conclusiones y aclarar las próximas acciones
Puntos clave para llegar a conclusiones durante las reuniones.
Incluso cuando los debates son acalorados en las reuniones, suelen terminar sin una conclusión. Si las conclusiones no se aclaran durante la reunión, los pasos siguientes se vuelven confusos y se requiere trabajo extra más adelante. Por eso es importante que el animador de la reunión (facilitador) sea consciente del tiempo y asuma el papel de resumir el debate y sacar conclusiones.
Cómo aclarar las próximas acciones
La clave del éxito es tener claro qué hay que hacer después de la reunión. Una vez alcanzadas las conclusiones, hay que establecer claramente quién es responsable de cada acción y fijar plazos concretos. Aclarar “quién hará qué y cuándo” garantizará que el plan de acción se lleve a cabo y evitará que el proyecto se estanque.
Herramientas de seguimiento de los progresos.
El seguimiento después de la reunión también es importante. Resulta eficaz utilizarherramientas de gestión de tareas (por ejemplo,TrellooAsana) para hacer un seguimiento de las tareas de cada miembro y visualizar el progreso. Utilizar este tipo de herramientas para comprobar periódicamente los avances ayudará a evitar retrasos en el proyecto y a garantizar que todo el mundo está en el buen camino para los siguientes pasos.
resumen
Para que las reuniones sean más eficaces, es importante aclarar los objetivos, utilizar las herramientas adecuadas y exponer claramente las próximas acciones. Compartir el orden del día con antelación y gestionar el tiempo de las reuniones ayuda a evitar debates innecesarios y a aprovechar el tiempo al máximo. Las herramientas de redacción de actas y colaboración basadas en IA también pueden facilitar los procesos posteriores a las reuniones. Por último, la claridad en las conclusiones de la reunión y las próximas acciones puede garantizar que los resultados de la reunión tomen forma y mejoren la productividad de todo el equipo. Utilice estos métodos para que sus reuniones diarias sean más eficaces y eficientes.
