Einleitung.
Besprechungen sind ein wichtiges Kommunikationsmittel für Unternehmen, aber sie verursachen oft Probleme wie zu viel Zeitverlust und unklare Inhalte. Dies führt auch dazu, dass Meetings die Produktivität verringern.
In diesem Artikel werden fünf konkrete Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie Ihre Sitzungen effizienter gestalten können. Er zeigt auf, wie Sie mit den richtigen Instrumenten, der richtigen Vorbereitung und der richtigen Moderation Verschwendung vermeiden und Meetings reibungsloser und effektiver gestalten können.
Klären Sie die Ziele und teilen Sie die Tagesordnung im Voraus
Das Problem ist, dass es sich um ein Treffen handelt.
In vielen Unternehmen neigen Besprechungen dazu, in der Form eines „vorläufigen Treffens“ abgehalten zu werden. So kann es beispielsweise vorkommen, dass eine Sitzung nur mit dem Titel „Vertriebspolitik für das nächste Geschäftsjahr“ beginnt, ohne dass detaillierte Ziele oder eine Tagesordnung vorbereitet werden. In solchen Fällen ist den Teilnehmern oft nicht ganz klar, was besprochen werden soll und was die Besprechung erreichen soll, und die Besprechung endet oft mit verstreuten Inhalten. Infolgedessen sind die Teilnehmer oft nicht in der Lage, ihre eigene Meinung angemessen vorzubereiten, und die Diskussionen werden während des Treffens zu breit gefächert, so dass es länger dauert, die Ziele zu erreichen.
Konkretes Beispiel: Verbesserung der Verkaufsgespräche.
Denken Sie zum Beispiel an das folgende Szenario.
Problem: Für das Vertriebsteam wurde eine Sitzung anberaumt, um die „Vertriebspolitik für das kommende Jahr“ zu erörtern, aber die Ziele und die detaillierte Tagesordnung wurden nicht im Voraus mitgeteilt, und die Teilnehmer waren nicht vollständig auf die Sitzung vorbereitet. Infolgedessen entgleiste die Sitzung in eine Diskussion über vergangene Verkaufsleistungen, Marketingstrategien und Produktentwicklung, und die Diskussion zur Festlegung der Verkaufspolitik selbst kam nicht voran und die Sitzung endete ohne Ergebnis.
Verbesserungsvorschlag: Auf der nächsten Sitzung wurde das Ziel „Entscheidung über die Verkaufspolitik für das kommende Jahr“ genauer definiert und die folgende Tagesordnung wurde im Voraus allen mitgeteilt.
Zielsetzung: „Festlegung konkreter Ziele und Maßnahmen für die Verkaufspolitik im kommenden Jahr“ 30 Minuten
Tagesordnung:.
- Analyse der Verkaufsdaten für das laufende Jahr (5 Minuten)
- Austausch über die wichtigsten Erfolge und Herausforderungen (5 Min.)
- Festlegung von Zielen für das kommende Jahr (z. B. Verkaufsziele, Anzahl der unterzeichneten Verträge) (5 Minuten)
- Konkrete Maßnahmen für die Vertriebsstrategie festlegen (Maßnahmen und Personal klären) (10 Minuten)
- Frage- und Antwortrunde (5 Minuten)
Wenn das Ziel klar formuliert ist: „Festlegung von Verkaufszielen und -strategien für das kommende Jahr“ und die für jeden Schritt vorgesehene Zeit in der Tagesordnung angegeben ist, können alle Teilnehmer verstehen, was in der Sitzung besprochen werden soll und welche Ergebnisse erzielt werden sollen, und sich entsprechend vorbereiten. Außerdem sorgt ein Zeitplan für jeden Schritt dafür, dass die Sitzung planmäßig abläuft und verhindert, dass die Diskussionen entgleisen oder die Zeit überziehen.
Vorteile der gemeinsamen Nutzung von Tagesordnungen im Voraus.
Die Vorbereitung und Weitergabe einer Tagesordnung (Agenda) ist wichtig für den effizienten Ablauf einer Besprechung. Wenn die Tagesordnung im Voraus mitgeteilt wird, können die Teilnehmer den Ablauf der Sitzung und die notwendigen Vorbereitungen verstehen, und die Sitzung verläuft reibungsloser. Tagesordnungen müssen kurz und bündig sein, und die Auflistung bestimmter Tagesordnungspunkte und Beschlüsse verringert unnötige Diskussionen.
Werkzeuggestütztes Agenda-Management.
Tools machen es noch einfacher, Tagesordnungen zu erstellen und gemeinsam zu nutzen: Kollaborationstools wie Google Docs und Microsoft Teams ermöglichen es, Tagesordnungen in Echtzeit zu aktualisieren und gemeinsam zu nutzen und für alle Teilnehmer zugänglich zu machen. Auch die Aufgabenverwaltungs-Tools Notion und Trello können bei der Organisation und gemeinsamen Nutzung von Aufgaben vor der Sitzung hilfreich sein.
Nutzen Sie Tools, die einen effizienten Ablauf von Meetings unterstützen.
Einsatz von Tools zur Verwaltung der Sitzungszeit
Wenn sich Besprechungen in die Länge ziehen, leidet die Produktivität. Um die Zeit für Besprechungen richtig zu verwalten, sollten Sie daher Tools zur Zeiterfassung wie TogglundTime Timer verwenden, die Ihnen helfen, die für jeden Tagesordnungspunkt aufgewendete Zeit zu verwalten und sicherzustellen, dass die Besprechungen im Zeitplan bleiben. Die Festlegung von Zeitlimits kann dazu beitragen, dass sich Diskussionen nicht in die Länge ziehen und die Zeit optimal genutzt wird.
Verwendung automatischer Werkzeuge zur Protokollierung.
Die manuelle Erstellung von Besprechungsprotokollen kann zeitaufwändig sein, was die Nachbearbeitung angeht. Deshalb empfiehlt sich der Einsatz von KI-basierten Tools zur automatischen Protokollerstellung. Beispielsweisewandeln Tools wieOtter.aiundtl;dvautomatisch Audiodaten von Sitzungen in Text um, der sofort als Protokoll verwendet werden kann. Dadurch wird die Aufzeichnungszeit verkürzt und der Inhalt kann unmittelbar nach der Besprechung weitergegeben werden.
Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen jedem die Teilnahme
Im Zuge der fortschreitenden Fernarbeit sind Kollaborationswerkzeuge für effiziente Meetings unerlässlich: Neben Online-Meeting-Tools wie Zoom und Microsoft Teams können Google Docs und Slack genutzt werden, um Informationen auszutauschen und Feedback in Echtzeit zu geben. So ist es möglich, Informationen auszutauschen und Feedback in Echtzeit zu geben. Dies gewährleistet eine reibungslose Kommunikation, auch wenn die Teams räumlich voneinander getrennt sind, was den Besprechungsprozess weiter vereinfacht.
Schnelles Zusammenfassen der Schlussfolgerungen und Klären der nächsten Maßnahmen
Schlüsselpunkte für die Erarbeitung von Schlussfolgerungen in Sitzungen.
Auch wenn die Diskussionen in Sitzungen hitzig sind, enden sie oft ohne eine Schlussfolgerung. Wenn die Schlussfolgerungen nicht während der Sitzung geklärt werden, werden die nächsten Schritte unklar und es ist später zusätzliche Arbeit erforderlich. Daher ist es wichtig, dass der Leiter der Sitzung (Moderator) zeitbewusst vorgeht und die Aufgabe übernimmt, die Diskussion zusammenzufassen und Schlussfolgerungen zu ziehen.
Klärung der nächsten Schritte
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich darüber klar zu werden, was nach der Sitzung als Nächstes getan werden muss. Sobald Schlussfolgerungen gezogen wurden, sollte klar festgelegt werden, wer für welche Maßnahmen verantwortlich ist, und es sollten konkrete Fristen gesetzt werden. Die Klärung der Frage, wer was bis wann tun wird, stellt sicher, dass der Aktionsplan umgesetzt wird, und verhindert, dass das Projekt ins Stocken gerät.
Follow-up-Tools zur Verfolgung der Fortschritte.
Auch das Follow-up nach der Sitzung ist wichtig. Es ist sinnvoll,Aufgabenmanagement-Tools (z. B.TrellooderAsana) zu verwenden, um die Aufgaben der einzelnen Mitglieder zu verfolgen und den Fortschritt zu visualisieren. Der Einsatz solcher Tools zur regelmäßigen Überprüfung des Fortschritts trägt dazu bei, Projektverzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten bei den nächsten Schritten auf dem richtigen Weg sind.
Zusammenfassung
Um Sitzungen effizienter zu gestalten, ist es wichtig, die Ziele zu klären, die richtigen Instrumente einzusetzen und die nächsten Maßnahmen klar zu benennen. Die gemeinsame Nutzung von Tagesordnungen im Voraus und die Verwaltung der Sitzungszeit helfen, unnötige Diskussionen zu vermeiden und die Zeit zu maximieren. KI-gestützte Tools für die Protokollführung und die Zusammenarbeit können auch die Abläufe nach der Sitzung erleichtern. Und schließlich können klare Schlussfolgerungen aus der Besprechung und die nächsten Maßnahmen sicherstellen, dass die Ergebnisse der Besprechung Gestalt annehmen und die Produktivität des gesamten Teams verbessern. Nutzen Sie diese Methoden, um Ihre täglichen Besprechungen effektiver und effizienter zu gestalten.
