はじめに
会話形式の議事録は、発言者ごとの流れが把握しやすく、会議やインタビューの雰囲気ややり取りを正確に伝えます。しかし、情報の要点を整理するのが難しいため、効果的なテンプレートと書き方が求められます。
本記事では、会話形式の議事録やインタビュー記事を読みやすく、実用的にまとめるためのテンプレートを紹介し、そのポイントを解説します。
会話形式の議事録・インタビューの特徴と活用シーン
特徴
- 発言者ごとに内容を整理し、やり取りがそのまま分かる。
- 議論の流れを把握しやすく、質問と回答の関連性が伝わりやすい。
- 編集の負担が大きいため、整理力が求められる。
活用シーン
- インタビュー記事（雑誌、ブログ、広報）
- ビジネス会議の議事録（意思決定の記録、責任の明確化）
- ワークショップやセミナーの内容共有
会話形式の議事録・インタビューの書き方のコツ
発言者を明記する
- 名前や役職を初めに記載し、その後は「氏名＋発言内容」を繰り返す。
目的ごとにフォーマットを変える
- インタビューの場合は、質問と回答を明確に分ける。会議議事録では、結論を最後にまとめる。
要点をまとめる補足を追加
- 長い発言の要点は、【ポイント】や【結論】として行間に挿入。
記録精度と簡潔さのバランス
- 必要な部分だけを残し、冗長な発言は「ケバ取り」する。
会話形式のテンプレート例
インタビュー形式テンプレート
[テーマ]：〇〇についてのインタビュー
日時：2024年10月17日
場所：オンライン（Zoom）
インタビュアー：Aさん（メディア編集部）
オブザーバー・サブイタビュアー：Cさん（メディア編集部）
回答者：Bさん（〇〇株式会社 CEO）
インタビュアー：質問1（例：製品開発の背景について教えてください）
回答者：回答1（回答内容）
インタビュアー：質問2（例：市場の反応はどうですか？）
回答者：回答2（回答内容）
インタビュー形式テンプレートを活用した作成例
[テーマ]：新製品「X100」の開発についてのインタビュー
日時：2024年10月17日
場所：オンライン（Zoom）
インタビュアー：山田太郎（編集部）
回答者：鈴木一郎（〇〇株式会社 代表取締役）
山田：本日はお時間をいただきありがとうございます。早速ですが、新製品「X100」の開発背景について教えていただけますか？
鈴木：こちらこそありがとうございます。「X100」は、消費者の要望を反映するために1年以上の市場調査を経て開発されました。特に、操作性とデザインを重視しています。
山田：具体的には、どのような点がユーザーの声に基づいていますか？
鈴木：例えば、「もっと直感的な操作がしたい」という声が多かったので、ワンタッチで使えるインターフェースを採用しました。
山田：開発の過程で何か苦労されたことはありましたか？
鈴木：はい、当初予定していた素材のコストが高騰したため、製造工程を一部見直す必要がありました。ただ、それによって品質が落ちないよう慎重に進めました。
山田：最後に、この製品に込めた想いや今後の展望について教えてください。鈴木：「X100」がユーザーの生活を少しでも豊かにできれば嬉しいです。今後は海外市場への展開も視野に入れています。
会議議事録テンプレート
[会議名]：〇〇会議
日時：YYYY年MM月DD日 〇時～〇時
場所：オンライン（または会議場所の名前）
出席者：氏名・役職（例：田中部長、佐藤課長）
議題：〇〇について
議事録
議題1について
XX：「……..」
〇〇：「……..」
議題2について
XX：「……..」
〇〇：「……..」
ネクストアクション（TODO）
・アクション内容：担当者、期限
・アクション内容：担当者、期限
次回会議予定日：YYYY年MM月DD日 〇時
会議議事録テンプレートを活用した作成例
[会議名]：10月度マーケティング戦略会議
日時：2024年10月17日 10:00～11:00
場所：Zoom（オンライン会議）
出席者：田中部長、佐藤課長、鈴木さん
議題：新商品の市場展開について
田中：まず、新商品の市場ターゲットについて、どのようなエリアに絞るべきでしょうか？
佐藤：関東圏の20～30代をターゲットにするのが適切だと思います。
鈴木：その世代に向けたSNS広告も効果的だと考えています。
【ポイント】SNS広告の導入は検討課題とし、次回会議で詳細を確認する。
田中：次回の会議で予算を含めた具体案をまとめましょう。今日はここまでで。
記録を効率化するためのポイント
音声録音と文字起こしツールを活用する
会話形式は細かな発言を逃さないことが重要なので、音声録音ツールや自動文字起こしツールを使い、あとから修正・編集するのが効果的です。
インタビューAIでは、1時間の音声ファイルをわずか15秒で素起こしでき、その後AIが自動で「ケバ取り」や「整文」も行います。
文字起こしを手作業で行っていて、時間やコストに悩んでいる方は、ぜひ一度インタビューAIなどAI文字起こしツールをご検討ください。
フォーマットを事前に共有する
会議やインタビューの前に、議事録のテンプレートを事前に準備・共有することで、参加者が話す内容の整理がしやすくなります。
発言の要約と詳細を分ける
重要な発言は「要約」を本文に、詳細は【補足】として挿入することで、全体をコンパクトにまとめます。
まとめ
会話形式の議事録やインタビュー記事は、発言の流れを把握しやすくする一方で、編集に手間がかかるという特徴があります。発言者ごとの記録と要点の整理を組み合わせることで、スムーズでわかりやすい記事が作成可能です。テンプレートを活用し、目的に応じたフォーマットで記録することで、業務効率も向上します。
